NeoDesk 4: Secrets Part 1.3

 "It's  the kind of thing you'll enjoy if you enjoy that sort  of
thing."
                                                      Jon Carroll

                      SECRETS OF NEODESK 4
                 PART ONE: A GUIDE TO NEODESK 4
             (Covering NeoDesk 4 up to release 002)
                           Sub-Part 3
                          by Al Fasoldt

PART 11: SCREEN GEMS

What you see is what you got

 The popularity of the large-screen displays for the ST,  TT  and
Falcon  has  changed the demands on the  desktop.  Where  once  a
resolution of 640 X 200 was normal and a resolution of 640 X  400
was considered "high," for many users the standard TT and  Falcon
resolution of 640 X 480 is now considered normal -- and a display
with four times that resolution (1280 X 960,  TT High Resolution)
is  not uncommon.  The old standard of a four-color  desktop  for
normal use (the maximum that is possible in ST Medium  Resolution
of 640 X 200) has been eclipsed by the 16- and 256-color displays
of  the  TT and Falcon,  and even so-called True  Color  displays
(showing  thousands or even millions of colors) are  possible  on
some  Ataris.  Clearly,  the desktop is a more detailed and  more
colorful place than ever before.

 Yet  while  NeoDesk  4 is unique in taking  advantage  of  these
large-screen  displays,  it is still capable of running  to  full
advantage on even the oldest display standard for the ST, the 320
X  200  ST Low Resolution screen.  All the extended  features  of
NeoDesk 4 -- background pictures in color, animated icons, dialog
boxes  in  their  own  windows and more --  function  in  ST  Low
Resolution  mode,  too.  And because ST Low  Resolution  supports
NeoDesk 4's 16-color icons, owners of the oldest and simplest STs
are able to enjoy the rich graphical interface of NeoDesk 4  just
as owners of the most expensive Ataris are.

If icon, you can, too

 NeoDesk  4's handling of color-plane settings (color  modes)  is
unusual.  Whereas older versions of NeoDesk were not able to deal
effectively  with colored icons when the desktop was  running  in
monochrome -- the icons usually turned out to be black on black -
-  NeoDesk  4  has three separate  icon  configurations.  If  the
computer is running in monochrome (either black-and-white mode or
the unusual "duochrome" mode of some Ataris),  NeoDesk 4 displays
two-color  icons;  if the computer is running in any  color  mode
that  has  more  than two colors but  less  than  16,  NeoDesk  4
displays four-color icons,  and if 16 or more colors are present,
NeoDesk 4 uses 16-color icons. These are separate icons, not just
icons that look different in different displays.  A folder  icon,
for  example,  can look entirely different in monochrome than  it
does in four-color mode,  and both of them can be different  from
the folder icon used in 16-color mode.

 What if you have created icons in,  say,  16 color mode but  not
monochrome, and then boot up in monochrome? The older versions of
NeoDesk  would have turned every color in an icon to  black,  but
NeoDesk 4 dithers color icons to gray patterns if it cannot  find
corresponding monochrome icons.  These are often not satisfactory
for  everyday use (you will want to create your own  versions  at
some point), but they are much better than blacked-out icons.

 NeoDesk 4 handles icons in another smart manner,  too. Normally,
the  same  icon may be used to represent any number of  items  (a
Swiss army knife icon for a disk utility, for an undelete program
and for a control panel applet,  for example),  and you may  find
you  are  assigning hundreds of icons but using  only  half  that
number  in unique ones.  NeoDesk 4 checks the images in its  icon
file  for  duplicates and stores pointers to icons that  are  the
same, saving memory and disk space.

We do Windows

 Unique among Atari desktops,  NeoDesk 4 is able to import  icons
in  the  Microsoft Windows format.  Nothing special needs  to  be
done.  You  merely run the NeoDesk 4 icon editor.  It  recognizes
both  separate Windows icons and multi-icon Windows  icon  files.
You  can  drag a Windows icon into the NeoDesk  4  "NEOICONS.NIC"
file and use it immediately,  or you can edit it to add animation
and support for monochrome and other color planes.

 The NeoDesk 4 icon editor can also import all the Atari-specific
icon  formats developed by both Atari and third-party  companies,
can  use Windows bitmap ("BMP") graphics for  incorporation  into
icons,  can  read Atari resource ("RSC") files for use in  icons,
and,  of course,  lets you draw your own icons from scratch. Full
cut-and-paste  facilities within the icon editor make it easy  to
copy part of one icon to another.

 An apparent limitation of NeoDesk 4 -- its inability to run  the
icon editor as a separate, coexisting task while other operations
are taking place -- can easily be circumvented if you have enough
RAM and are running NeoDesk 4 under Geneva.  Simply run a  second
instance  of NeoDesk 4 and use it to edit your  icons.  Switching
from  one  running copy of NeoDesk 4 to the other  will  be  less
confusing if you set up the second one with a distinctive desktop
pattern or you run the second NeoDesk 4 in a window.

PART 12: ACCESSORIZE YOUR ATARI

The desktop doesn't have to be the size of your screen

 An unusual feature of NeoDesk 4 is its ability to run as a  desk
accessory.  Yes,  you heard that right; NeoDesk 4 can hide itself
away in the Desk menu of your Atari,  ready to pop open just like
any  other  GEM desk accessory.  A similarly unusual  feature  is
NeoDesk 4's ability to contain itself in a resizeable GEM  window
whether run as an accessory or as a program.

 When  it is run as a desk accessory,  NeoDesk 4 retains all  the
functionality of the standard NeoDesk 4 setup.  It still acts  as
the  shell  (the  central file-and-program  controller)  for  all
operations,  and  still  provides desktop macro  keys  and  other
specialized features.  What it gains when run this way -- as both
a  desk  accessory and as a program in  which  the  desktop-in-a-
window  feature  is  activated  --  is  a  second  identity.  The
"desktop"  suddenly  becomes  something  new,   not  simply   the
background  space for all file and program activity but rather  a
redefinable  area on top of the bedrock of the operating  system,
if you will pardon the metaphor. Resizing the NeoDesk 4 window so
that  it covers only a small portion of the screen quickly  frees
up the remaining space for anything else.

 What could that "anything else" be?  In a multitasking system or
a  system making effective use of desk accessories,  it could  be
anything  -- an image in its own GEM window (using  Imagecopy  or
1stView,  to  name just two programs that will do such a  thing),
the  Gribnif World Clock,  a scientific  calculator,  an  address
book,  an archiver running in its own GEM window,  a  notepad,  a
telecommunications applet in a window ...  or just an expanse  of
ordinary, featureless space. All of this can be done when NeoDesk
4  is running full-screen,  of course,  but without the  panache;
anyone  used to the way the Windows and Mac desktops look  cannot
fail to be amused and amazed at a desktop that can collapse  into
its own window. There is even something Trekkie about it.

 If  you decide to run NeoDesk 4 in a window,  whether as a  desk
accessory  or  a program,  you will want to arrange  its  desktop
icons  and  windows more carefully than you  would  normally.  An
ideal  setup would display the most important icons  and  windows
when  the NeoDesk 4 window is normal size,  with ancillary  icons
and windows coming out of hiding, so to speak, when the NeoDesk 4
window is made full-size.  You can arrange the icons and  windows
for this effect without a lot of difficulty. Such a desktop looks
like  nothing  else  on  any  platform  --  perfectly  organized,
adaptable and easy to use.

PART 13: PICTURE THIS

Placing a pretty background on the desktop

 The  millions  of  Microsoft Windows  users  probably  rank  one
feature  of Windows near the top in the category of  Neat  Things
Windows  Can Do.  (We'll skip the Unneat Things Windows Can  Do!)
It's the desktop background, which can be a pattern or a picture.
Windows  uses just one kind of graphic file for  this  background
wallpaper,  a "BMP" file.  (The name stands for "bitmap," but  of
course lots of other graphics are bitmapped, too.)

 If  this is such a Neat Thing,  how come Windows users can't  do
what NeoDesk 4 users can do? NeoDesk 4 can use any BMP file for a
background picture,  too,  or any IMG file,  or Degas graphic, or
Tiny-format picture ... you get the point. Desktop pictures are a
breeze for NeoDesk 4. It even dithers (creates patterns in) color
graphics  so they can be viewed passably in  monochrome.  If  you
have a Falcon or an ST or TT with a graphics card,  you should be
able to use any 16-color Windows BMP file easily, and may be able
to use 256-color BMPs also.

 If you have a favorite picture in a non-supported format such as
GIF or JPEG,  you can quickly convert GIF and JPG files (and many
others) to a NeoDesk-usable format with either Imagecopy 3.5x  or
GEM-View  3.x.  For display sizes larger than ST High  Resolution
(640X400),  IMG  files are better choices than BMPs when you  are
converting pictures because they are quite a bit smaller.

Placing a picture of the desktop on the desktop

 One  of the easiest screen tricks any NeoDesk user can  pull  is
taking  a snapshot of a typical desktop,  using any of  the  many
snapshot  utilities  available  (Imagecopy is  superb)  and  then
selecting that snapshot as the background picture for NeoDesk. By
altering   THAT   desktop,   which   of   course   includes   the
representation of the other desktop as the background,  and  then
taking a snapshot of it,  you can create another background  that
looks quite unusual.  It could have, for example, 14 open windows
showing  (seven for each desktop) even when you have  no  windows
open on the real desktop.  As you can see,  there is no limit  to
the number of times you can do this.

 You could also take a snapshot of the original Atari desktop and
use  that as a NeoDesk background,  if you find yourself  longing
for the bad old days.

PART 14: ICON DO IT

Take a drag

 Little  needs to be said about the ability that NeoDesk 4  users
have of placing icons on the desktop, since this is now a feature
of the latest official Atari desktops also.  You simply open up a
drive  or folder window and drag the icon from the window to  the
desktop. Close the window or move it out of the way, then arrange
the desktop icon any way you want it.

 But  both  NeoDesk  users  and those who  use  the  new  TOS/GEM
desktops sometimes fail to realize that this facility extends  to
ANY  icon -- not just to icons that  represent  applications.  In
other  words,  the desktop can display icons representing  texts,
batch files,  telecommunications scripts,  audio-sample files and
hundreds of other file types.  In NeoDesk,  even desk accessories
written  to communicate with the NeoDesk kernel can be  installed
on the desktop. If you are an experienced user and know all about
this already,  you may wish to skip this section; the explanation
I am about to give is quite basic, but I'm sure it will be useful
to many NeoDesk users.

Why not just hide those icons away where they belong?

 If you use the "Show as Icons" option under the "View" drop-down
menu,  every  file  in every root directory and  folder  on  your
floppy  and hard disks will be shown as an  icon.  The  reasoning
behind  the use of icons instead of file names is  simple:  Icons
for  different functions and for their various data files can  be
shaped or colored differently, so they can be readily identified.
To use just one example, your word processor can be identified as
an icon that shows a pen and a piece of paper, and the text files
that  it  creates  can be represented as icons  that  show  pages
placed in a neat stack.

 The important point here is not that icons for applications such
as word processors and telecomm programs should look pretty or be
informative;  that much is taken for granted.  What I am pointing
out  is  that  data  files should be  clearly  related  to  their
applications by the careful assignment of icons -- using, to cite
other  examples,  icons  that show a musical staff for  the  data
files  for  a sound-sampling application,  icons  representing  a
bookshelf  full  of  books  for the  resource  files  for  system
applications, and so on.

 That way,  a quick glance will tell you what data files go  with
various applications.  This is much more informative than a  text
listing of files,  and it means you are less likely to waste time
searching for the right files every time you use your computer.

 But that's only the beginning.  The next step takes advantage of
the drag-and-drop capabilities of NeoDesk 4 (a facility shared by
the latest TOS desktops,  too).  You can do this without the need
for any prior setup in NeoDesk 4; in other words, you do not need
to   create  any  "installed  applications"  in  the  NeoDesk   4
information file to make use of drag-and-drop,  since it is built
into the operating system itself.

 This  means you can open a window onto a folder on a  floppy  or
hard drive,  click on a data file icon, drag it to an application
icon and drop it there, and the application will run and load the
data file.  If you haven't tried this before, you can practice on
any  file that has been archived with ARC.TTP.  (It will have  an
".ARC" file extension.) Drag the icon for that file onto the icon
for  ARC.TTP and let it go;  the ARC program  will  automatically
run, load the archived file and extract its contents.

 But  why  go to the trouble of opening a desktop  window  to  do
this?  You  can do the same thing from the desktop itself if  you
install these icons on the desktop. By dragging a data icon to an
application  icon  and dropping it there,  you  accomplish  three
operations in one move.  You run the application,  load the  data
file into the application and instruct the application to perform
a  default  function -- displaying a text file in the case  of  a
word processor, perhaps, or extracting the contents of an archive
in the example of ARC.TTP.

 Stay with me,  because even THIS is not the full story.  You can
take advantage of NeoDesk 4's installed-application function  and
its drag-and-drop operation to add flexibility to the way you use
your computer,  if you install both data and application icons on
the  desktop.  I'll  give you an example from my  own  NeoDesk  4
setup.  In fact,  it's the setup I'm using to write and edit this
text file.

 On my NeoDesk desktop,  I have placed an icon for this text file
and icons for three versions of STeno,  the Gribnif text  editor.
Two  of  the  STenos are desk accessories,  and the  other  is  a
standard  GEM  program.  The STeno icons are clustered  near  the
text-file  icon  for NEOSECRT.TXT.  Also nearby is  an  icon  for
READTEXT.TTP,  a text analyzer written by Paul Lefebvre,  and  an
icon  for  a spell-check program.  Within  NeoDesk's  information
file, I have installed 1STVIEW.PRG as the default text viewer. (I
cannot praise 1stView enough,  since it is able to show  multiple
texts in separate windows in one double-click,  displays all  the
text attributes such as italic and boldface in 1stWord documents,
plays audio samples and shows GEM image files as well. It doesn't
make  my  coffee in the morning,  but perhaps  the  CodeHeads  or
Damien Jones will come up with THAT utility.)

 Double-clicking  on  the  icon for  NEOSECRT.TXT  displays  this
article in a 1stView window. Dragging the same icon to one of the
STeno icons loads the text into STeno and opens it up in a  STeno
window,  ready  to edit.  Dragging the icon to the  text-analyzer
icon gives a quick accounting of the file's word count,  sentence
length  and probable readability,  and dragging the icon  to  the
spell-checker icon loads it into the spelling program.

 All this is done in a sort of intuitively sensible way.  I could
perform the same tasks,  with the same range of choices,  in many
different  ways  --  through FlexMenu,  the  program  linker  and
launcher  from  Trace Technologies,  or by means of  batch  files
written for a shell program,  to give two examples.  But the most
logical  way,  once  you are accustomed to the  idea  that  icons
represent not just files but actions,  seems to be the route that
NeoDesk 4 takes.

You can't really click on a DA and get it ro run, can you?

 Desk  accessories  are  special  applications  that  are  always
running. They are loaded into the computer's memory when it boots
up  and  remain there,  ready to go to  work.  (Both  Geneva  and
CodeHead's  MultiDesk Deluxe provide ways to get around the  need
to  have all desk accessories loaded at boot-up,  and are  highly
recommended.)  Desk accessories are accessed through  the  "Desk"
menu at the upper left of the screen.

 Desk accessories normally will not run (or drop down if they are
already  loaded)  if you double-click  on  their  icons.  Without
Geneva (which lets you load a desk accessory at any time),  there
are  two  ways to get around this.  One is to  install  MultiDesk
Deluxe in NeoDesk as an application that has the associated  data
type  ".ACC";  if  this  is done,  double-clicking  on  any  desk
accessory will cause MultiDesk to start up the the desk accessory
just  as  if the DA were a standard  program.  This  has  immense
advantages,  but it has at least one major disadvantage:  The  DA
takes  all  its bags and baggage with it when you exit  the  desk
accessory,  since  it was not loaded at boot-up and therefore  is
not running in the background while you are doing something else.
(This  is  in no way a criticism of MultiDesk  Deluxe,  which  is
behaving in an entirely proper fashion.)

 It  is  just that sort of background operation that  makes  many
desk  accessories  useful.  Excellent  examples  are  STeno,  the
Gribnif    text    editor,    and    STalker,    its    companion
telecommunications  software.  Other examples are CodeHead's  own
Warp  9 Control Panel and its excellent file  utility,  MaxiFile.
Because a desk accessory loaded at boot-up is always available at
the desktop and in any properly written GEM program,  it can hold
data  for  you  for quick recall -- a calculator  DA  is  a  good
example -- or it can retain work-in-progress that you can  return
to at any time, as you can do with a text-editor DA such as STeno
or  the CodeHead Head_Ed editor.  It can even perform  an  active
operation  such as a file transfer while you are running  another
application, in the example of STalker.

 With this in mind,  you can appreciate the usefulness of a  desk
accessory that can be treated like a standard application. If you
place the icons for any NeoDesk-compliant desk accessories on the
desktop,  you  can employ the drag-and-drop technique  with  them
just  as you would a regular program.  In fact,  you can do  that
with  a significant advantage.  Because a NeoDesk-compliant  desk
accessory is already loaded and running,  dropping a data icon on
its  icon triggers a faster response in the  drag-and-drop  race.
The  difference in response time depends on a number of  factors,
such  as  whether you are working solely from  floppy  disks  (in
which  case the NeoDesk DA would load the data file at  least  10
times  faster  than  an application running from  a  floppy)  and
whether  you  are using a fast hard disk with a large  cache  (in
which case the speedup would be slight).

 STeno and STalker are NeoDesk-compliant desk accessories, as are
the DAs that Gribnif supplies with NeoDesk -- a control panel,  a
printer  queue and a recoverable-trash DA.  The NeoDesk  command-
line interpreter DA,  sold separately, is also NeoDesk-compliant,
and some desk accessories programmed by others, such as EditPlus,
also meet this standard.

 These special desk accessories have another advantage.  They can
be  listed  in NeoDesk's "Accessories" submenu  within  the  "Set
Preferences"  menu,  so that NeoDesk can assign  special  hotkeys
that will call them. These hotkeys are Control-0 through Control-
9 (Control-1 is actually first on the list, with Control-0 last).
The  DA  hotkeys work only on the desktop,  but  they  are  quite
handy.

 And there is yet another distinction of these desk  accessories.
By placing icons for these DAs on the desktop,  you are doing, in
effect,  what  users of graphical interfaces for other  computers
are  able  to  do -- you are  iconizing  a  running  program.  In
Windows,  OS/2  and  GeoWorks for the PC and such  interfaces  as
Motif for Unix computers,  a single click on a gadget of an  open
window will reduce the window to an icon.  In NeoDesk,  a  single
click on the close gadget (the oval button at the upper left)  of
a STeno, EdHak, BackTALK or STalker DA window (among others) will
reduce it to an icon in the same way.  If you work with  NeoDesk-
compliant desk accessories in this fashion,  you are adding  much
of the power of the other graphical interfaces to your ST or  TT,
while avoiding all the overhead associated with these systems.

Pick a name

 When you install icons on the desktop,  the label below the icon
is nothing more than the filename or the folder name attached  to
the  icon by the operating system.  It will always be in  capital
letters, and may not be as descriptive as you would like. You can
change these labels to anything else.  Click once on any icon and
choose  the  "Install Desktop Icon" submenu under  the  "Options"
drop-down menu;  type in any descriptive label,  using upper-and-
lower-case  letters,  which  look a lot classier  than  something
written in capitals.  You can even type in any of the symbols  in
the  ST,  TT  and Falcon character set -- yes,  even  "Bob,"  the
famous hidden face in the high-order alphabet!  Do this for  each
icon,  then  save the desktop configuration.  (The Control-X  key
combination will do this, if you'd like a shortcut.)

PART 15: THE KEYS TO SUCCESS

Form and function

 Both  NeoDesk 4 and the official Atari desktops in TOS  versions
from  2.05 on up have programmable hotkeys.  These  keys  operate
only on the desktop.  (In other words, while you can program them
to  run  any  application,  you cannot program  them  to  perform
functions within an application.  They are cleared out of  memory
whenever  an application or desk accessory is active as  the  top
window. Hotkeys you create on the desktop will not interfere with
hotkeys  or  function  keys  that are  built  into  any  of  your
programs.

 By "hotkeys" I am referring to both the set of separate keys  at
the  top of the keyboard labeled "F1" through "F10" and the  keys
on  the main keyboard.  Both NeoDesk and the later  TOS  desktops
allow  you  to assign any "Fkey" function key  and  any  keyboard
character  key  to certain actions,  but in other  ways  the  two
desktops differ. NeoDesk 4's method uses an actual macro program,
which records a series of desktop operations for later  playback,
while Atari's method merely links a single keystroke to a  single
operation.  The NeoDesk method is much more powerful and far more
flexible.

 The TOS desktops have these limitations:

 1. They allow the assignment of only 20 Fkeys, from F1 to Shift-
F10.

 2. They do not let you use Control- or Alt-key combinations with
either the Fkey assignments or keyboard hotkeys.

 3. They do not recognize the Esc,  Tab,  Backspace, Delete, Help
or Undo keys as assignable hotkeys.

 4. They  will  not perform any function associated with  a  file
except to run an executable program.

NeoDesk 4 offers these advantages:

 1. You can choose from a total of 120 possible Fkey combinations
alone.  That is, any Fkey can use Control, Left Shift, Alternate,
Right  Shift,  Control-Left  Shift,  Alternate-Left  Shift,  Left
Shift-Right Shift (and so on) as modifier keys.

 2. Any keyboard keys can be used with any of the modifier  keys,
in  any  combination,   for  macros.  Thus  you  could  assign  a
particular action to Control-LShift-Alt-RShift-A, for example.

 3. Any  key  on  the  keyboard except  the  four  modifier  keys
(Control,  Alternate  and  the two shift keys) can be used  as  a
macro hotkey.  For example, the Undo key, which ordinarily has no
function on the desktop, can be mapped as the "Close Window" key.

 4. Most importantly,  a NeoDesk 4 macro can perform any function
that  can be done from the desktop.  It can run  an  application,
show  a  text,  open a specific drive or folder  window,  move  a
window,  load a NeoDesk information file, and do any of dozens of
other functions. A NeoDesk macro can even load a different set of
NeoDesk macros. Without question, NeoDesk's macro function is one
of its salient strengths.

How NeoDesk does it

 NeoDesk does not record keystrokes and mouse movements when  you
create a macro.  Instead, it keeps track of system activity. This
is,  at the same time, a much better way of recording macros than
the typical method of mimicking keystrokes and mouse clicks,  and
a much worse way.  It all depends on what you want a macro to do.
If  you  want a macro to exactly reproduce  every  keystroke  and
every single- and double-click of your mouse, you should purchase
the  Geneva Macro utility from Gribnif or CodeKeys from  CodeHead
Software.  However, if you only want your macros to reproduce the
results  of  your keystrokes or  mouse  clicks,  NeoDesk's  macro
function is ideal.

 Perhaps an example will make this distinction clear. Suppose you
have installed the icon for EDGE.PRG,  the Diamond Edge hard-disk
maintenance utility,  on your desktop.  You start the begin-macro
function in NeoDesk,  run Diamond Edge,  and then exit.  At  that
time you end the macro and assign a key combination to it.

 Any time you want to run Diamond Edge, you can simply press that
hotkey.  Does  that mean that NeoDesk is double-clicking  on  the
EDGE.PRG icon for you?  (This is what CodeKeys would do,  if  you
were  to  create  a macro to run Diamond Edge  from  the  NeoDesk
desktop with CodeKeys.) You can find out by removing the EDGE.PRG
icon  from your desktop and pressing the  hotkey  again;  Diamond
Edge runs as before. What NeoDesk recorded when it monitored your
activity  when creating the macro was that a file named  EDGE.PRG
in a specified folder and path was being opened  and,  therefore,
run.

 This difference between the way NeoDesk records and runs  macros
and the way an external program such as the Geneva Macro  utility
or  CodeKeys runs them is crucial.  Because NeoDesk monitors  all
its system activity,  its macros can do anything that you can  do
at  the  keyboard or with the mouse.  We'll have a  few  dramatic
examples of this below.

Make me a macro. (ZAP! You're a macro.)

 NeoDesk  macros are easy to create and even easier to  use.  You
can  drop the "Options" menu down and click on "Begin Macro,"  or
press Control-Esc.  From that point on,  your desktop  operations
will  be recorded until you end the macro with a menu click or  a
second Control-Esc. NeoDesk 4 then asks you to assign a "Keyboard
Shortcut" -- a hotkey -- to the macro. You can click on the "Read
Key"  box  and press any key on the  keyboard,  and  then  decide
whether you want to add any of the modifier keys to the hotkey by
clicking  on one or more of the four modifier-key  buttons.  (Any
combination is possible.)

 Then  click  on  one of the three radio buttons  at  the  bottom
(Install,  Remove,  Cancel).  "Install"  saves the macro  in  the
NeoDesk  4 configuration stored in your  computer's  memory.  The
macro will run,  but it will not be saved permanently unless  you
choose  "Save Configuration" under the "Options" drop-down  menu.
"Remove" erases the macro from memory.  "Cancel" does not operate
the  way you might expect:  Rather than canceling the  macro,  it
cancels  your  decision  to end the macro.  Think of  it  as  the
"Cancel-macro-end" button and you'll understand it better. If you
are creating a macro and decide to cancel it,  you must click  on
"Remove" and not "Cancel."

Macros that do more than run programs

 NeoDesk macros are great for running your favorite  applications
with  one  keystroke.  But  if that is all you  do  with  NeoDesk
macros, you are missing out on a lot of NeoDesk's flexibility.

 Macros can chain programs together;  that is,  a single  NeoDesk
macro  can  run  a  series  of  programs,  with  each  succeeding
application running when the previous one stops.  (Just keep  the
macro recorder on while you do this yourself from the desktop.)

 Macros can show text files. Big deal, right? It IS a big deal if
one  of  your  text  files happens to  be  a  list  of  macro-key
assignments -- in other words, a Help file. After you have set up
your macros, open up your word processor or text editor and write
a neat,  single-page list of macros and their functions.  Entries
could look something like this:

   Diamond Edge..............F2   Close all windows....RS-Undo
   ST Fax....................F3   Close window............Undo
   ST Writer.................F4   Close folder..........A-Undo
   Flash II..................F5   Select all items......Insert
   Good HD backup............F6   Send formfeed............C-F
   GEnieLamp..............LS-F3   Reload configuration.....A-R
   Spell check.............A-F4   Load macro set #2.......LS-2

 In this list,  "LS" stands for "Left Shift" and "RS" stands  for
"Right Shift." "A" means "Alternate" and "C" means "Control."

 If   you  decide  to  create  a  macro  that   lists   macro-key
assignments,  I suggest you follow the convention of using F1  to
display the Help file. Then make use of the NeoDesk Desktop Notes
function by writing a short desktop note that says the following:

  Press F1 for Help

 This  keeps  most of the Desktop Notes capacity free  for  other
memos.

Special macros, or how to make them call themselves

 One of the mysteries of NeoDesk,  to many users, seems to be one
of the menu items under the "Options" drop-down menu. It's always
grayed out,  and that means you can't do anything with it. So why
is it there?

 In  truth,  this  menu item -- "Load Configuration"  --  is  not
always  grayed  out,  but there is something you need  to  do  to
before  you  can use it.  It switches from  gray  (the  universal
indication  in  most user interfaces that a menu item  is  turned
off) to normal as soon as you click on any NeoDesk  configuration
file.  In other words,  if a NeoDesk configuration file ending in
the  extensions ".INF," ".MAC" or ".NOT" is selected,  the  "Load
Configuration"  function  is enabled.  This allows  you  to  load
another  configuration into NeoDesk -- another  complete  NeoDesk
information file,  another set of macros or another collection of
desktop notes.

 NeoDesk's  pre-assigned hotkey for that function  is  Control-L.
So, by clicking once on an alternate NeoDesk information file and
pressing  Control-L,  NeoDesk  will  immediately take  on  a  new
configuration.

 But that's too much trouble,  especially since a macro can do it
all. Do the same thing while recording a macro, and then save the
macro under a key combination that makes intuitive sense -- Alt-I
for the main alternative information file,  for example, and Alt-
Shift-I for a lesser-used one.

 Do the same for macro keys.  Somehow,  there's a sense of  minor
triumph  in  getting a macro program to load and unload  its  own
keys.  First,  of course,  you'll need to create separate sets of
keyboard macros,  saving them under different names (but all with
".MAC" extensions).  Then click on each of the macro-key sets one
at a time,  creating new macros among the primary macro keys that
load each of the other macro-key files. But be careful to include
one macro in each set of macros that reloads the main set.

 If this is confusing, let me try a simple explanation. Here is a
set of three macro keys, which in this small example could be the
primary NeoDesk macros:

 F1 Show Help file
 F2 Run Aladdin
 F3 Load macro set 2

 Here is macro set 2:

 F1 Run Calligrapher
 F2 Run spell checker
 F3 Load macro set 1

 That's  how easy it is.  Keep your layout simple  at  first;  if
you're  not  careful,  your macros-calling-macros  operation  can
become  too convoluted to follow.  This,  in itself,  is  a  good
reason  to maintain a Help file that can be viewed with a  single
keystroke.  (Ideally,  of course,  each set of macro keys  should
share many common macros -- keystrokes for closing  windows,  for
selecting all files in a window,  and so on,  and especially  for
viewing the Help file. But I cannot emphasize enough the need for
a  macro  in each set of macros that returns you  to  the  master
macro  assignments.  If  you leave that out,  you  will  have  to
manually load the original macros back in.)

PART 16: ENVIRONMENTAL CONCERNS

PATH=, and all that garbage

 NeoDesk 4 is unusual in offering complete control over the Atari
system environment. By "environment" I am referring to an area of
memory  that the operating system uses as a sort  of  information
pool  that  all applications can make use of.  The concept  of  a
system  environment may be familiar to MS-DOS  users,  who  often
need to set the DOS environment through such statements in  their
bootup files as "PATH=;C:\;C:\DOS" and so on.  The ability to set
environmental variables was built into the Atari operating system
from the start, although few users know about it.

 The system environment can contain pointers to locations in your
file storage where certain support files can be found, and it can
tell an application where to create temporary files.  It can do a
lot  of other things too,  if the applications that  are  running
support it.

 That's  the problem.  Most applications do not make use  of  the
environment in any creative way, and so the system environment is
one of those aspects of NeoDesk that you could safely ignore most
of  the time.  But if you take advantage of it,  you may find  it
surprisingly useful when running some applications.

 The  most  common  use  is to  set  a  temporary-path  variable,
available  to  any  application  that  checks  the   environment.
Archivers  that  are  properly written usually look  for  a  TEMP
statement to find the designated location of a temporary  storage
area to hold scratch files that are deleted after the archive  is
finished.  To  enter  a variable for a  temporary  storage  area,
create a folder on a partition of your hard drive (or on a large-
capacity floppy disk) that has 1 megabyte or more of free  space.
Name  the folder TEMP.  In the "Edit Environment" menu under  the
"Options" drop-down menu,  type "TEMP=C:\TEMP\" (or whatever  the
pathname is) in one of the environmental-variable slots, and then
save  the configuration file.  In my own setup,  I have a  second
temporary-path   variable  named  "TMP=C:\TEMP\"   because   some
applications  look  for  a "TMP" variable instead  of  one  named
"TEMP."

 Another function of the system environment is setting a  general
PATH  variable.  This is used by all GEM applications  to  locate
their resource files,  and is entered as "PATH=C:\PATHNAME\".  If
you make use of this variable, you can place all the ".RSC" files
of every GEM application in your collection into a single  folder
(or  into a group of folders,  if you have more than 100 or  so),
and of course you can then remove all the ".RSC" files from their
scattered  locations  among dozens or even hundreds  of  folders.
This GEM pipeline for resource files should work properly for all
applications that follow standard programming guidelines;  I have
seen  only a few programs that could not find their ".RSC"  files
this way.  If an application complains through an alert box  that
it cannot find its ".RSC" file, you can move that particular file
back into the same folder that the application runs from.

 Desk accessories present a difficulty for this method,  however.
Because  DAs  run  before NeoDesk takes  control  of  the  system
environment,   they  will  not  find  their  resource  files  and
therefore will refuse to load.  STeno and STalker are two  common
desk  accessories  that must locate their resource  files  before
NeoDesk loads.  (This problem is not solved by installing NeoDesk
as an auto-running application under the TOS desktop.)

 You can get around this in three ways.  The most effective is to
purchase Geneva, which provides complete environmental control in
addition  to its multitasking abilities.  The second is to  place
the resource files for desk accessories in the root directory  of
your  boot  drive (or in the folder the  accessories  are  loaded
from,  if  you use ACC.PRG or MultiDesk).  The third is to  avoid
using   NeoDesk's  environment  manager  and  use  Ian   Lepore's
GEMENV.PRG  instead.  GEMENV.PRG runs from the  AUTO  folder,  is
easily configured,  and has the advantage of working with the TOS
desktop as well as the NeoDesk desktop.

PART 17: TRASHY STUFF

TOS out your old receptacle

 NeoDesk comes with a recoverable trash can, which can be used as
a   NeoDesk-compliant   desk  accessory  or  as   a   stand-alone
application. In either method of operation, dragging an icon of a
file  or a filename to the special NeoDesk  recoverable-trash-can
icon  removes  the  file  from view and makes  it  appear  to  be
deleted.  At  regular intervals,  you click on the trash can  and
select the files you want NeoDesk to dump.  At that time they are
erased. Until you empty the trash, you are able to open the trash
can and take out any files you have decided to keep.

 This is an excellent idea,  and is the way some other  operating
systems work.  (The Apple Macintosh's trash can also saves  files
that are deleted,  but it does not save them indefinitely the way
NeoDesk will do if you fail to empty the trash; this is both good
and bad,  depending on how much disk space you have available and
how much you value your files.)

 However, there are a few cautions that you should be aware of.

 First,  the  way  NeoDesk 4's recoverable trash can  stores  its
pending-delete files and folders is non-standard.  (If there WERE
a standard,  it would be non-standard,  if you know what I mean.)
This  means  that  any application  that  searches  through  root
directories  and  folders  for  all  available  files  and   then
reorganizes  them  to  improve  disk  performance  will  scramble
everything being saved in the recoverable trash can. To make this
as clear as possible,  if you use Diamond Edge, Cleanup ST or any
other  hard-disk defragmenter,  you must first empty the  NeoDesk
trash can.

 Second,  the sole purpose of tossing anything away is to get rid
of it.  This may seem too obvious for a comment, but if you use a
recoverable  trash  can  as a regular way of  putting  files  and
folders into suspended animation,  you probably are ignoring some
basic housekeeping duties.  (And you may have a few closets  that
the  local fire-inspection brigade would like to look  at,  too!)
Old files that are not needed just get in the way.

 Third, you may wish to consider an even better recoverable trash
can  if you are worried about the danger of using a disk  utility
when  files  and folders marked for deletion are in  the  NeoDesk
trash can.  This better method is simple:  Create a folder  named
TRASH  on your hard disk and assign a trash-can icon to it  (call
it "Trash folder" when you place it on the desktop).  If you have
files  that you want to delete but are unsure if you may need  to
refer  to them in the next week or so,  drag them onto this  icon
the  same way you would drag them into the trash.  Every now  and
then,  open this folder and drag all the files you know you don't
need into the real trash can.

 This  method  has  no  drawbacks,   except  of  course  for  the
progressive  loss of disk space if you forget to empty the  trash
folder. Hard-disk defraggers will cause no harm, since everything
in  the trash folder is still alive and well -- and,  of  course,
visible   to  the  rest  of  the  operating   system.   A   minor
inconvenience  of  this method is that restoring files  to  their
former folders is not automatic,  as it is with the NeoDesk trash
can;  you have to remember where they came from and put them back
manually. But it's a lot safer.

PART 18: ORDER OUT OF CHAOS

A,B,D,C and so on

 NeoDesk  can show the contents of a root directory or folder  in
five different orders, sorting by name, date, size, type, and, in
effect,  none  of  the above.  It is this last sort  option  that
matters most,  because it shows you the actual physical order  of
each  file and folder in the disk directory.  This  is  important
because the Atari operating system loads and runs programs in the
AUTO folder in the order that they are found in the directory. It
also  loads desk accessories in the order they are found  in  the
boot disk's root directory.  It does not use alphabetical  order,
as many users assume.

 Among the mysteries of the way directory entries are ordered  is
a genuine oddity.  Normally,  directory entries are written  anew
each time a file is created in the folder or moved into it,  with
the latest additions taking up a directory slot at the end of the
list.  But  this  does  not hold true if a file  is  deleted  and
another  file  is copied into the folder;  the  operating  system
sometimes  will place the latest file's directory entry into  the
slot  just vacated,  and sometimes will put the new entry at  the
end.

 The only way to know for sure what order the files are in is  to
view  the  list with the "No Sort" option turned  on,  under  the
"Sort"  drop-down menu.  This would hold only  academic  interest
except for the "Reorder Items" option in the "Sort"  menu,  which
lets you arrange the contents of a folder or a root directory  in
any  way  you like.  When you click on "Reorder Items"  a  second
time,  NeoDesk rewrites the directory listing to match the  exact
order of files in the top desktop window.

 Reordering  files in the AUTO folder is a common activity  among
Atari users, and NeoDesk makes it easy. But NeoDesk 4 can also be
used to reorder the desk accessories in the root directory of the
boot disk,  too,  because of a second quirk in the way the ST, TT
and Falcon operate.  Desk accessories are not necessarily  loaded
in the order in which they appear in the "Desk" menu, even though
the order that they load can be very important. MultiDesk Deluxe,
for example,  should always be loaded last. To make sure it loads
last,  place  it  at the bottom of the list of  desk  accessories
using the "Reorder items" facility.

 Finally,  reordering a root directory or folder in any  location
has a further benefit. When NeoDesk 4 rewrites the directory, all
the slots still occupied by deleted files and folders are cleared
out.  This  makes  directory  searches  appreciably  faster;  the
difference  in  a  directory with hundreds of files  in  it  (and
perhaps  just as many deleted file entries) can be measured as  a
speedup of five times or even more.

 However,  keep  in  mind  that this kind  of  directory  cleanup
eliminates  most  chances  of  restoring  files  that  have  been
deleted.  The rough-and-ready method of file restoration used  by
many utilities depends on the presence of a valid directory entry
for every file that has been deleted -- which NeoDesk 4's reorder
function eliminates.

PART 19: DESKTOP TRICKS

What, no icons?

 Among  your alternative NeoDesk configurations can be  one  that
presents a blank desktop or one that shows nothing but a  desktop
background  picture.  The only item visible on such a desktop  is
the main GEM menu bar.  This is a neat little trick, one that you
will  not  see  on many computers  under  Windows,  OS/2  or  the
Macintosh Finder -- nor, of course, on other Ataris.

 Every  experienced Atari user knows the apparent drawback  of  a
desktop  with absolutely no icons.  Because no device  icons  are
installed, there is no way to access any files.

 Actually,  this is not the case.  The only thing you can't do is
click on a drive icon.  You CAN drop down the "Options" menu  and
load another configuration, however, and you can run any macro.

 So  the way to do this is to create an alternative desktop  that
has  no icons on it.  Delete all of them by selecting them  in  a
group,  pressing Control-D and then clicking on the "Remove" box,
and  then  saving that desktop under a  unique  name.  I  suggest
NEOBLNK3.INF for an ST high-resolution desktop, for example. (The
"3"  indicates ST hi-res,  following official Atari practice  for
GDOS  device names.) Then record a macro that loads that  desktop
information file.  Make sure you have another macro that restores
your standard desktop.

Where's my trash can?

 Another nifty trick is to take the trash can out of the  desktop
for  those  times when inexperienced users are going to  work  or
play  at your Atari.  NeoDesk 4 still provides a way of  deleting
files without dragging them to the trash can (through a  keyboard
combination  and by dragging files to the trash can  icon  within
each window),  but your data will be safer if your desktop  trash
can is stowed away.  Again,  make sure you have a macro that will
reload the standard desktop.

Just a couple of choices

 Another trick is to create an alternative desktop that has  only
a  few  icons  in it,  perhaps just the icons for  a  basic  word
processor,  a spelling checker and a telecommunications  program.
New users who become confused by too many choices will find  such
a desktop very friendly.

It's up to you

 Perhaps the best neat trick of all is to use your imagination to
set  up  your  NeoDesk 4 desktop in a way that  suits  you  best.
You're  the judge of what you want;  do it your way,  and by  all
means make it fun.

 (This document is part of the "Secrets of ..." series of  guides
to Atari computing. Others in the series are available from GEnie
and some other online services.)

 Al's "Secrets of Geneva",  as a matter of fact,  may be found in
ST NEWS Volume 10 Issue 1.

 Copyright (C) 1995 by Al Fasoldt. All rights reserved.